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第三部分 人力资源规划招聘选拔的基础（第4页）

（2）直接调查有关信息：企业自己可以就所关注的人力资源状况进行调查。对高校提供的毕业生源的调查就是——种比较有效的方法。有的企业与几个提供生源的关键院校保持长期的合作关系，他们会密切跟踪目标生源的情况，及日寸了解可能为企业提供的目标人才状况。

（3）对雇佣人员和应聘人员的分析：对企业已经雇佣的人员和应聘的人员进行分析，也会得出未来的人力资源供给状况的估计。这里所要分析的内容包括：企业近期雇佣的人员来自哪些行业和企业?他们为什么要到我们这里来?各个空缺职位的应聘者数量和质量如何?

2．内部人力资源供给预测方法

（1）员工满意度与忠诚度分析：企业可以定期对员工的工作满意度情况进行调查，这种调查可以由企业内部来进行，也可以委托专业公司进行，通常采用不记名的方式。调查可以显示出员工对工作的满意程度以及愿意继续留在公司工作的愿望等。

（2）建立人力资源档案：从员工进入企业开始，就应该建立内部的人力资源档案。在员工的个人档案中，至少要记录以下几个方面的信息：

·员工的个人资料：姓名、性别、年龄和其他个人信息，

·员工的过去经历：员工在来企业之前的教育经历、工作经历、培训经历等。

·员工在企业中的经历：昂上在企业中职位、薪酬的变化，历次工：作绩效评仙的结果，员工所接受的各次培训的具体情况和培训后的效果。

·员工的能力；对员工的各项关键能力和专业技术能力测试和判断的结果，专业会员资格、已经取得的成就、获得的奖励等、

·员工的素质测评结果：包括对员工能力的各项测评，也包括对其个性特征、工作风格的测评结果。

．员工的职业生涯规划：员工的职业发展目标和计划是怎样的?员工有什么样的职业兴趣。

（3）接班人计划：很多企业的管理人员都是从内部员工提升而至的，因此需要确定在各个关键的管理职位上有哪些可能的接班人，这些接班人的胜任状况和发展潜力如何。

一、工作分析是招聘选拔的基础

在我们招聘人员之前，要弄清楚我们招聘的人员主要做的工作有哪些，他在组织中的位置是怎样的，具备什么样素质的人才能胜任这样的工作——这些所有的问题就是通过对职位的分析解决的。工作分析就是对某个职位所从事的工作内容和任职者所需要的条件进行分析。

（一）工作分析提供了招聘的依据

我们要招聘一个什么样的人首先是由他的关键工作职责决定的。不同的工作内容需要具有不同能力和个性特点的人来从事。例如，一项工作需要与各种不同的人打交道，那么在招聘时就应该侧重考察应聘者的人际交往技能；如果一项工作需要处理大量的数据资料，那么候选人对数字的敏感性和处事细致耐心的特点就是至关重要的。

（二）工作分析提供了沟通所需的信息

当组织内部出现职位空缺时，负责招聘的人员需要将这些信息提供给潜在的职位候选人，吸引潜在的人才应聘这些职位。这样就需要清晰地表述职位的工作职责和对人员的要求。

二、如何分析招聘的职位

（一）什么是工作分析

工作分析是运用系统性的方法收集有关工作的各种信息，明确组织中各个职位的工作目标、职责和任务、权限、工作中与组织内外的他人的关联关系、对任职者的基本要求等。

通过工作分析，可以使各个职位的工作职责清晰化，对人员进行招聘和任用时，也会非常清楚具备什么样素质的人能够胜任工作。

有人将工作分析所要回答的问题归纳为6hat）、为什么（hen）、在哪里（Where）和为谁（forWhom）。IH即如何做（How）。这6WIH基本上概括了工作分析所有收集的信息的内容。

通过对所收集来的信息进行整理和分析，工作分析所输出的结果就是各个职位的职位说明书。职位说明书基本上可以包括两大部分：职位描述和任职者要求。职位描述主要表达的是任职者实际从事的工作活动和责任、这些工作活动的流程、与组织内外的关联等关于工作本身特性的信息；任职者要求则是根据工作描述所提出的对职位任职者的基本要求，例如任职者应具备的知识、能力、教育培训，以及其他方面的要求等。

（二）如何提取职位信息

对于招聘选拔来说，最有用的职位信息是工作职责和任职者的胜任条件。然而这些信息往往是需要我们从大量的零散、具体的信息中进行提取和分析的。下面就是一个提取职位信息的例子。

总经理秘书的职位说明

背景信息说明：这是一家从事IT产品生产与销售的公司。公司规模不大，约有90-150人。由于总经理的秘书一个月以后就要到国外去留学，因此留下了这个职位的空缺。

总经理的秘书主要帮助总经理处理一些日常事务。总经理每天要与很多人会面，并且总经理的公务电话也非常多，还要参加大量的会议。秘书必须帮她管理各种事务的排程，具体的做法就是将总经理已经约定好的会议或约会记录下来，并在会议或约会之前提醒总经理。如果有别人提出会议或约会的请求，秘书要先征询总经理的意见，确定总经理的时间，然后再与提出会议或约会的人商量。总经理所有的公务电话都是由秘书首先接听，然后再转给总经理，这样可以避免一些误打的或者无须总经理亲自解决的电话打扰总经理的工作。时间上的冲突是难免的，因此秘书有时需要灵活的处理这些问题。当有客人来访时，秘书要帮助迎接客人，为客人倒水。如果总经理需要召集会议，秘书则要帮助预定会议室并准备会议所需的设备和资料。有些会议，例如每周一的例会，秘书还要在现场做会议记录，并在会议之后一个工作日内整理出会议纪要发给与会者。

总经理的各种邮件也特别多，包括电子邮件，此外还有一些传真。秘书要帮助总经理收发这些邮件，对邮件进行分类、存档、复印、打印等。公司的电子邮件系统和办公自动化系统采用的是LotusNotes系统，因此秘书必须要能够熟练使用这个系统。秘书也经常会帮助总经理起草一些信函和常规的文件，她必须具有一定的文字功底，还要擅长电脑的录入和排版，总经理有时会让秘书帮助录入一些文件，或者做一些幻灯片和电子表格，因此秘书必须熟练运用MS-OFPICE中的各种软件，并且打字的速度要在每分钟70字以上。

总经理收到的文件和发出的文件都要做系统的归档，秘书必须保证当需要用到一份过去的文件时能够迅速的找到这份文件。这些文件中有些是英文的。作为总经理的秘书，经常需要与其他部门的人交往，也会与外部的客户或政府部门、媒体等打交道，因此这个秘书必须非常善于处理各种人际关系。另外由于秘书所要管理的文件中大量都是与业务有关的文件，因此她最好能懂得一些商务的和技术的知识。现在的秘书是商务英语本科毕业的。

秘书所要做的工作是琐碎的，也是很繁重的，而且由于情况经常发生变化，工作节奏常被打乱。由于总经理的工作时间没有规律，秘书有时也要随之在晚上或周末加班。总经理经常要去香港的总部或者到其他地方出差，在总经理出差期间，秘书应该能够独立完成自己的工作。

上面就是关于一个总经理秘书的工作的具体描述，我们必须从这些信息中提取出下面这些信息。

（三）有效地撰写职位说明书应注意的一些事项

（1）以符合逻辑的顺序来组织工作职责。一般说来，一个职位通常有多项工作职责，在职位说明书中罗列这些工作职责的时候并非是杂乱无章的、随机的，而是要按照一定的逻辑／顷序来编排，这样才有助于理解和使用职位说明书。较常见的组织工作职责的次序是按照各项职责的重要程度和所花费任职者的时间多少进行排列，将最重要的职责、花费任职者较多时间的职责放在前面，将次要的职责、花费任职者较少时间的职责放在后面。

（2）清晰而简洁地陈述每一项职责。这样做的目的是为了使用职位说明书的人能够清楚地理解这些职责。